Guía de herramientas gratuitas para startups en España 2026

Tu startup arranca con 3 personas, una idea validada y un runway que no da para pagar licencias de 200€/mes por herramienta. O acabas de cerrar una ronda seed y tienes algo más de margen, pero no quieres quemar caja en software antes de saber qué procesos realmente necesitas.

En los dos casos, la pregunta es la misma: ¿qué herramientas me dan lo suficiente sin costarme nada?

Esta guía responde eso. Sin listas de 40 herramientas que no vas a usar, sin afiliados que distorsionen la recomendación. Solo lo que funciona en startups españolas de 2 a 20 personas, con los límites reales de cada plan gratuito y con honestidad sobre cuándo te vas a quedar corto.

Lo que vas a aprender en este artículo:

• Qué herramientas gratuitas cubren las funciones operativas esenciales de una startup early-stage

• Los límites reales de cada plan free (los que importan, no los que aparecen en letra pequeña)

• Para qué fase y tamaño de equipo funciona cada herramienta, y cuándo deja de ser suficiente

• Por qué tener muchas herramientas gratis no es lo mismo que tener un stack operativo que funcione

Antes del stack: el error más caro que se paga gratis

Acumular herramientas gratuitas es tentador. Cero coste, cero fricción para empezar. El problema es que cada herramienta que añades sin criterio añade también fricción invisible: más logins, más contexto fragmentado, más reuniones para explicar dónde está qué.

"El stack perfecto no existe. Existe el stack que tu equipo usa de verdad."

Lo que vas a ver aquí no es un catálogo. Es una selección por categoría con criterio operativo. Si quieres entender qué herramientas tienen sentido en cada fase de tu startup, el artículo sobre el tech stack mínimo viable por fase para startups españolas es el sitio donde eso se desarrolla en detalle.

Gestión de proyectos y documentación

Notion (Free)

Notion es el punto de partida para casi todo en una startup de menos de 10 personas. Documentación, gestión de tareas, wiki interna, onboarding, base de datos de clientes en versión rudimentaria.

El plan gratuito da acceso ilimitado a páginas y bloques para un máximo de 10 invitados (colaboradores externos), historial de 7 días y automatizaciones básicas. Para un equipo de hasta 5 personas que empieza, es suficiente.

Los límites que te van a doler antes: el historial de 7 días (pierdes contexto si alguien borra algo sin querer) y el límite de invitados (si trabajas con freelancers o advisors que necesitan acceso). En equipos de más de 8-10 personas activas, el plan Plus (8€/persona/mes) empieza a tener sentido.

Funciona para: equipos de 2-8 personas en pre-seed o seed temprana que necesitan un lugar centralizado para documentar y gestionar tareas sin complejidad.

No funciona para: equipos de ingeniería que gestionan sprints y bugs. Para eso existe Linear.

Linear (Free)

Linear es lo que Jira debería haber sido desde el principio: rápido, limpio y diseñado para equipos de producto que trabajan en ciclos. El plan gratuito incluye hasta 250 issues, miembros ilimitados y los ciclos (sprints) básicos.

El límite relevante: 250 issues. En un equipo activo, eso se llena en 2-3 meses. El plan Starter cuesta 8€/persona/mes y elimina ese límite.

Funciona para: equipos técnicos de 2-10 personas que desarrollan producto en sprints y necesitan trazabilidad real de tareas sin el overhead de Jira.

No funciona para: startups sin equipo técnico propio, donde Notion cubre mejor las necesidades.

CRM y gestión de clientes

HubSpot Free

HubSpot Free es el CRM más generoso del mercado en su versión gratuita. Contactos ilimitados, pipeline de ventas básico, email de 1:1, formularios, seguimiento de emails abiertos y una cantidad razonable de automatizaciones sencillas.

Los límites que importan: no puedes crear secuencias de email automáticas (eso es Sales Hub Starter), el reporting es limitado, y el branding de HubSpot aparece en los emails y formularios. Para una startup que está arrancando sus primeras ventas, ninguno de esos límites es bloqueante.

El salto de precio cuando dejas el free es notable: HubSpot Starter para Sales + Marketing empieza en torno a 50€/mes para 2 usuarios. Asegúrate de que lo necesitas antes de activarlo.

Funciona para: startups B2B seed con un proceso de ventas consultivo y 1-3 personas que hacen outreach. Si tienes menos de 200 contactos activos en el pipeline y no necesitas automatización de secuencias, el plan gratuito da para mucho.

Antes de decidir entre HubSpot y Notion como CRM, hay una comparativa específica sobre HubSpot Free vs Notion como CRM para startups de menos de 15 personas que responde exactamente esa duda con criterio operativo.

Comunicación interna

Slack (Free)

Slack Free es funcional pero tiene un límite que duele: 90 días de historial de mensajes. Todo lo que se habló antes de ese período desaparece. Para una startup que documenta decisiones en Slack (como hace la mayoría), eso es deuda operativa acumulada.

El resto del plan free incluye canales ilimitados, 10 integraciones con herramientas externas, y videollamadas 1:1. Para un equipo de 3-5 personas que arranca, es suficiente.

El plan Pro cuesta 7,25€/persona/mes con facturación anual. El salto se justifica cuando el historial empieza a ser crítico para el equipo (habitualmente entre la persona 8 y la 15).

Funciona para: cualquier startup con más de 2 personas. No hay alternativa real en equipos que trabajan en remoto o híbrido.

Un aviso operativo: Slack sin estructura de canales se convierte en ruido. Antes de añadir personas al workspace, define la nomenclatura de canales y qué va en cada uno. Esto no requiere herramienta: requiere 30 minutos de conversación y un documento en Notion.

Google Workspace (Gmail personal o cuenta de workspace básica)

Muchas startups en fase muy temprana arrancan con cuentas @gmail.com y Drive compartido. Funciona, pero tiene sus límites de credibilidad comercial (enviar propuestas desde @gmail.com es evitable) y de administración (sin consola de admin, gestionar accesos cuando alguien se va es un caos).

Google Workspace Business Starter cuesta 5,75€/persona/mes y da dominio propio, 30GB por usuario y la consola de administración. Es uno de los primeros gastos que justifica la inversión desde el día uno si vas a tener más de 3 personas.

Automatización

Make (antes Integromat) — Free

Make es la herramienta de automatización con mejor relación capacidad/precio del mercado. El plan gratuito incluye 1.000 operaciones/mes y hasta 2 escenarios activos. Para una startup que está validando si la automatización resuelve un problema concreto, es suficiente para empezar.

Lo que importa entender: Make automatiza procesos entre herramientas. Cuando recibes un formulario en HubSpot, lo añade a Notion, te avisa en Slack y crea una tarea en Linear. Pero para que eso funcione bien, el proceso tiene que estar definido antes de automatizarlo.

"Automatizar el caos solo te da caos más rápido."

Si no tienes claro el flujo de trabajo manual, no empieces con Make. Define el proceso en papel, ejecútalo manualmente durante una semana, y después automatiza lo que ya sabes que funciona.

El plan Core (9€/mes) sube a 10.000 operaciones y escenarios ilimitados. Es el salto habitual cuando las automatizaciones empiezan a ser parte real del stack.

Zapier (Free)

Zapier Free da 100 tareas/mes y un solo paso por zap (sin lógica condicional). Es más limitado que Make en el plan gratuito, pero tiene más integraciones nativas y es más fácil de configurar para alguien sin perfil técnico.

Para una startup muy temprana que quiere conectar dos herramientas con una automatización sencilla (formulario → email, por ejemplo), Zapier Free puede ser suficiente. Para cualquier automatización con lógica, Make gana claramente.

Métricas y analítica

Google Analytics 4 (gratuito)

GA4 es gratuito y es el estándar para analítica web. Da datos de tráfico, comportamiento de usuarios, conversiones y, con algo de configuración, embudos. Para una startup en fase early, es suficiente para entender qué está pasando en la web.

Lo que GA4 no da sin configuración: eventos personalizados, embudos de conversión bien definidos y datos limpios. GA4 instalado sin configurar es ruido. Con 2-3 horas de configuración inicial (o alguien que lo haga bien), se convierte en una fuente útil.

Metabase (Free, self-hosted)

Si tienes base de datos propia y quieres dashboards internos para el equipo sin pagar por una herramienta de BI, Metabase Open Source es gratuito para autoalojamiento. Permite conectar a PostgreSQL, MySQL, BigQuery y otros, y crear visualizaciones sin SQL (aunque con SQL tienes más control).

El esfuerzo de setup no es cero: necesitas un servidor donde desplegarlo. Pero para una startup con equipo técnico que quiere métricas internas reales, es una opción seria.

El plan Cloud de Metabase empieza en 500$/mes, así que la versión self-hosted es la relevante para startups early-stage.

"Medir todo es no medir nada. Elige 5 métricas y haz que signifiquen algo."

Para una startup early-stage, las métricas que importan son pocas: MRR (Monthly Recurring Revenue), churn (tasa de cancelación de clientes), CAC (Coste de Adquisición de Cliente), runway (meses de caja restantes con el burn actual) y una métrica de activación propia del producto. Más de 7 KPIs en un dashboard es decoración.

Diseño y comunicación visual

Canva (Free)

Canva Free cubre el 80% de las necesidades de diseño de una startup early-stage: presentaciones para inversores, posts para redes, documentos internos con algo de identidad visual. El plan gratuito incluye plantillas, editor drag-and-drop y exportación en PNG y PDF.

Los límites relevantes: sin acceso a la carpeta de marca compartida (eso es Canva Pro, 12€/mes), sin eliminación de fondo y con menos plantillas premium. Para una startup de 2-5 personas sin diseñador, el plan gratuito da para mucho.

Cuando el equipo crece y hay varias personas creando materiales, la falta de un kit de marca centralizado empieza a generar inconsistencia visual. Ese es el momento de evaluar Pro o un diseñador de verdad.

Figma (Free)

Figma Free da hasta 3 proyectos de Figma y 3 archivos de borrador. Para un equipo de producto pequeño que trabaja en el diseño de la UI, es suficiente para empezar.

El límite en proyectos y el hecho de que los observadores también cuentan como editores si interactúan es donde el free se queda corto con equipos de más de 3 personas activas en diseño. El plan Starter cuesta 12$/editor/mes.

Finanzas y administración básica

Fintual (no aplica en España) / Conta.ai (herramienta española)

En España, la gestión financiera de una startup pasa casi siempre por una gestoría o asesoría externa. Las herramientas de contabilidad con plan gratuito funcional son escasas, y las que existen (Wave, por ejemplo) están optimizadas para el mercado anglosajón y no cubren bien el modelo fiscal español (IVA trimestral, modelos 303, 111, etc.).

Lo que sí funciona gratis y bien para un control financiero básico es una hoja de cálculo bien diseñada en Google Sheets. Un modelo de runway, control de burn rate mensual y previsión de caja no requieren una herramienta específica hasta que el equipo crece o hay un CFO interno que necesita integrar datos de múltiples fuentes.

Stripe (gratuito hasta que procesas)

Stripe cobra comisión por transacción (1,5% + 0,25€ en tarjetas europeas estándar para el plan básico en España), pero no tiene coste mensual fijo. Para una startup que empieza a cobrar sus primeros clientes, es la opción más sencilla y la más integrable con el resto del stack.

Recursos propios de Ebägurin

Desde Ebägurin hemos desarrollado recursos operativos directamente aplicables para startups early-stage: plantillas de diagnóstico, frameworks de procesos y guías operativas que acompañan el trabajo que hacemos con los equipos. Puedes encontrar los recursos disponibles en ebagurin.es.

Si trabajas con alguno de ellos y tienes dudas sobre cómo adaptarlo a tu contexto específico, la forma más directa es contactar a través de ebagurin.es/contacto.

El error del stack gratuito: el coste invisible

Una startup de 8 personas con 6 herramientas gratuitas tiene, en teoría, coste cero de software. En la práctica tiene:

• 6 interfaces distintas que el equipo debe revisar

• Datos fragmentados que nadie integra

• Procesos que "están en la herramienta X" pero que nadie sabe exactamente dónde

• Onboarding de nuevas personas que dura días porque hay que explicar dónde está cada cosa

El coste del stack gratuito no es monetario. Es de atención, de tiempo y de errores que se cuelan entre las grietas de las herramientas.

La pregunta relevante no es "¿cuántas herramientas gratuitas puedo usar?" sino "¿cuál es el mínimo de herramientas con el que mi equipo opera sin fricciones?". En la mayoría de startups con las que trabajamos, la respuesta en fase pre-seed o seed temprana es tres o cuatro: Notion, Slack, Google Workspace y HubSpot Free (o una alternativa según el modelo de negocio).

Todo lo demás se añade cuando hay un proceso claro que lo justifica, no antes.

Si tu stack gratuito actual está fragmentando información en lugar de centralizarla, no necesitas más herramientas. Necesitas criterio sobre cuáles eliminar. Si quieres que revisemos contigo qué funciona y qué sobra, empezamos con un Diagnóstico Express de 1-2 semanas donde mapeamos exactamente el estado operativo de tu startup. Agendar una llamada →